Signature électronique ? A distance ? Numérique ? Qu’est-ce que c’est ?

Alors que la France traverse une nouvelle phase de confinement, de nombreuses entreprises peuvent de nouveau faire appel aux services de signature dématérialisée afin de préserver la continuité de leur activité. Dans ce cas, il faut bien distinguer la signature électronique de la signature numérique.

La signature électronique est une signature manuscrite numérisée. Cette dernière est utilisée depuis de nombreuses années par le notariat. En effet, depuis maintenant presque 10 ans, les signatures sont faites, le plus souvent, sur une tablette et non plus sur du papier. Les parties apposent leur signature manuscrite habituelle sur un support dématérialisé, en présence du notaire. Toutefois, ce procédé nécessite la présence physique des parties ou de leurs représentants.

Initialement, la signature électronique supposait que les parties soient dans une même pièce mais depuis plusieurs mois, la signature à distance est en cours de déploiement : l’idée est de permettre à chacune des parties de signer chez leur notaire et de procéder à la lecture de l’acte par visioconférence. Une fois la lecture faite, chacun signe en présence de son notaire mais les signatures sont, à la fin du processus, appliquées sur un même document unique. Bien que le déplacement chez son notaire reste nécessaire, cela permet, notamment en cette période de distanciation sanitaire, de limiter le nombre de personnes présentes dans la même pièce. En outre, cela évite un déplacement lorsqu’un acte est reçu avec un notaire éloigné géographiquement.

La première période d’état d’urgence sanitaire (qui a pris fin le 10 août dernier) a connu l’utilisation de la signature numérique qui n’est pas, comme la signature électronique, un outil qui permet l’authentification de l’acte par le notaire mais un simple outil de certification de signature. La véracité de l’identité du signataire est assurée par un cryptage numérique et non plus par une constatation physique du notaire. La signature n’a d’ailleurs plus besoin d’être manuscrite, c’est le seul cryptage numérique qui nous permet de s’assurer de l’identité du signataire. L’utilisation de celle-ci pour la signature d’actes authentiques n’a servi qu’à pallier, pendant le premier confinement, l’impossibilité des parties de se rendre devant leur notaire. Il s’agissait de répondre à la difficulté, pour ce dernier, d’attester de manière physique l’identité des parties. 

Bien que lourde à mettre en place, il est indéniable que cette procédure d’exception a constitué une expérimentation réussie. Il n’est donc pas étonnant que l’Etat ait voulu pérenniser, à l’occasion de cette deuxième période de confinement, cette possibilité de signer des actes avec comparution à distance.

Ainsi, un décret du 20 novembre 2020 nous permet, à nouveau, de recevoir des actes avec comparution à distance. Néanmoins, contrairement au mécanisme mis en place au printemps, celui-ci est limité aux seules procurations authentiques et n’est pas limité dans le temps. Cette procédure est particulièrement précieuse pour ceux d’entre vous qui vivent à l’étranger et évite les démarches longues de signature en consulat ou pardevant un notaire étranger. Au-delà de cette possibilité de signer des actes avec comparution à distance, la signature numérique est précieuse dans le cadre des procurations sous seing privé qui sont nombreuses en cette période. En effet, elles nous permettent, sans vous obliger de vous déplacer devant un notaire ou en mairie, de certifier votre signature.

Thomas Prud'Homoz, notaire associé chez KL Conseil